Bezpieczna i szybka przeprowadzka biura – jak to dobrze zaplanować? Bezpieczna i szybka przeprowadzka biura – jak to dobrze zaplanować? Zmiana siedziby firmowej to zwykle duża dezorganizacja oraz niedogodność, zarówno dla pracowników jak i właścicieli firmy.
Potrzeba wyjątkowo dużej dawki cierpliwości oraz doskonałej organizacji, by przejść przez ten proces szybko i możliwie bez żadnych strat. W dużych miastach firmy świadczące pomoc przy przeprowadzkach są bardzo znane, i warto skorzystać z ich usług w przypadku przenoszenia biura do innej lokalizacji, szczególnie jeśli jest to duża firma z wieloma meblami oraz wartościowymi sprzętami. Jak odpowiednio przygotować się do tego procesu, i czy przeprowadzki biur mogą nie być kłopotliwe?
Przygotowanie biura oraz pracowników
Niewątpliwie największych problemem jaki pojawia się w trakcie przeprowadzki biur jest ogólna dezorganizacja pracy oraz chaos, nad którym ciężko zapanować. Pracownicy nie są pewni jak mają pracować, sprzęt często jest przenoszony, rozpakowywany, a to najczęściej może trwać nawet kilka dni. W związku z tym najpierw należy zadbać o odpowiednią organizację pracy w firmie, ponieważ nawet kilkudniowe opóźnienie i zmniejszenie wydajności pracy może skutkować szybkimi spadkami dochodów, co jak wiadomo, jest niepożądane.
Warto zatem zaplanować cały tydzień lub dwa pracy, podczas których będzie trwała przeprowadzka, ponieważ zwykle nie trwają one dłużej niż ten okres. Jest to jednak zależne od wielkości biura oraz ilości przewożonego sprzętu. Dobra organizacja pracy to jedno, ale równie kluczowe jest odpowiednie zabezpieczenie wszelkich ważnych dokumentów, które stanowią bardzo ważne informacje o firmie i są potrzebne do jej funkcjonowania.
Najlepiej jest zakupić specjalne plastikowe pudła, w których zaplombowane dokumenty będą bezpieczne, a żaden z nich się nie zgubi lub nie zniszczy. Przeprowadzki biur to przede wszystkim dużo pracy dla samych pracowników oraz osób odpowiedzialnych za sprawne i bezpieczne jej trwanie. Warto zatem maksymalnie sobie to ułatwiać i dbać o szczegóły, by biuro w nienaruszonym stanie i bez strat znalazło się w nowej lokalizacji.
Wybranie odpowiedniej firmy transportowej
Kiedy organizacja pracy oraz zabezpieczenie dokumentów mamy już z głowy, warto zacząć rozglądać się za firmą która ma w swoich usługach przeprowadzki biur. Jako że w dużych miastach zwykle na rynku jest co najmniej kilkanaście takich organizacji, z pewnością znajdziemy odpowiadającą naszym oczekiwaniom.
Jak powszechnie wiadomo, nie każda firma zajmująca się przeprowadzkami prezentuje odpowiedni poziom usług, dlatego też kluczowe jest zapoznanie się z ich cennikiem, rodzajem usług, ale przede wszystkim opiniami w Internecie, które podpowiedzą, czy dana firma jest warta swojej ceny. Bezpieczeństwo firmowych mebli, sprzętu elektronicznego oraz ich odpowiednie i szybkie przewiezienie to priorytety, dlatego uzyskanie referencji oraz sprawdzonych opinii o rzetelności i profesjonalizmie takich usług jest bardzo ważne.
Dobrym pomysłem jest również znalezienie firmy do przeprowadzki biur, która realizuje zlecenia również w weekendy, dzięki czemu istnieje duża szansa na szybkie i sprawne przeniesienie wszystkich rzeczy do nowej lokalizacji bez większych problemów i opóźnień w harmonogramie pracy. Wiele zależy również od kwestii ustalenia szczegółów, więc warto być dokładnym w opisaniu tego, czego oczekuje się od firmy którą zatrudniamy do przeprowadzki.
Spisana umowa oraz wszelkie formalności potwierdzające wykonywanie usługi należy skrupulatnie przeczytać. To pozwoli na ewentualne dochodzenie swoich praw, gdyby firma była nierzetelna i uszkodziła sprzęt bądź po prostu nie wywiązała się do końca z ustalonych zadań.
Pomiary i wizualizacja
Jednym z kluczowych elementów w trakcie przeprowadzki biur , o których wielu ludzi zapomina, jest dokonanie odpowiednich pomiarów mebli, czyli biurek, szaf, krzeseł czy innych elementów użytkowych pomieszczeń.
Wielkość niektórych z nich w nowej siedzibie może się znacznie różnić, i wówczas stary rozkład biurek nie do końca jest funkcjonalny. To z kolei może prowadzić do dodatkowych dezorganizacji, które opóźnią i spowolnią pracę osób zatrudnionych. Kiedy mamy już nową lokalizację, warto udać się tam i zaplanować nowe ułożenie mebli i pozostałych sprzętów w każdym pomieszczeniu.
Taki plan warto również skonsultować z innym pracownikiem biura, który może ewentualnie zauważyć jakieś inne, funkcjonalne rozwiązanie. Zbędne meble bądź te, które zwyczajnie nie zmieszczą się w nowym biurze można po prostu wyrzucić lub sprzedać, oczywiście zgodnie z wolą właścicieli, by dodatkowo nie zagracić powierzchni.
W nowoczesnych biurach najczęściej panuje przyjemny minimalizm, który ma bardzo duży wpływ na jakość pracy oraz skupienie pracowników. Mając taką możliwość, warto ją wykorzystać i w podobnym stylu próbować urządzić nowe biuro za pomocą starych mebli. Jeżeli wszystkie powyższe punkty mamy już spełnione, możemy być spokojni o proces przeprowadzki firm – z takim przygotowaniem każda z nich odbędzie się sprawnie i bezproblemowo, a dodatkowo nie zajmie to zbyt wiele czasu.
Sprawdź koniecznie
